La expedición de informes está a cargo de empleados o funcionarios autorizados, mediante un acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Para realizar informes de deben tener en cuenta estos puntos:
- Tratar un solo tema por informe.
- Redactar en forma clara, precisa,concreta y concisa.
- Usar tratamiento respetuoso y cortés.
- Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió).
- Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización.
- Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas.
- Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
Los informes pueden ser:
Resumen ejecutivo: que tienen de una a tres páginas. Se usa para informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos, reportar eventos extraordinarios durante una reunión, dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación, elaborar un resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria).
Informe corto: que consta de unas diez páginas. Los componentes de este informe son: código, proceso, fecha, versión, encabezamiento (no lleva portada), título, razón social (solo se escribe cuando el papel no tiene membrete nin logotipo), dependencia, que corresponde a la sección departamento o división donde se origina el informe, el objetivo (de manera breve), puede tener un capítulo o varios, firmas, nombres y cargos,
Informe extenso: que consta de 11 páginas en adelante. Posee una cubierta donde está la información básica del informe, portada donde hay nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, ciudad de donde se realiza el informe, fecha. Una tabla de contenido, una introducción, el núcleo del informe, conclusiones, firmas, anexos, bibliografía e índices.
Informes de practicas empresariales: son los informes dirigidos a sociedades comerciales y empresas unipersonales en vigilancia o control, relacionada con Gobierno corporativo y Responsabilidad social.
Técnicos: estos informes son emitidos para entidades privadas o públicas a fin de responder a su pedido de investigación o estudio. Para la confección de estos informes se acude al rigor y se busca que sean accesibles a todos sus receptores, que no siempre tienen un manejo del lenguaje técnico de la entidad.
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