La importancia de los documentos

Los documentos son muy importantes ya que son los comprobantes y/o constancia de las actividades mercantiles realizadas por las empresas.

También son de vital importancia ya que mantiene el orden y el control de todas las acciones elaboradas en la empresa o compañía. Y en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación.

Estos son algunos ejemplos de documentos:

Para la Administración.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo.  Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo in-eficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.

Para la Investigación.

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de Investigadores y Estudiosos.  Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones sobre los acontecimientos; son muy útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas de las cuales pueden aportar información primordial para las demás personas.





Para la Comunidad y el Estado.

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como ciudadano.  Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.  

En un ámbito más amplio, es esencial que un país mantenga un registro permanente de sus derechos y obligaciones en relación con otros Estados y con la comunidad internacional en su conjunto.  Si no se conservan los tratados, convenios y demás acuerdos internacionales o no son de fácil acceso, se presentarán desavenencias con otros Estados y controversias y conflictos internacionales.

Para la Economía y sociedad.

El mejoramiento de las condiciones de vida de la población es un objetivo constante en todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos.  Para llevar  a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la comprensión de los antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos, logros y fracasos, es de mucho valor.

Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrán la garantía de tomar y proyectar decisiones con bases sólidas, pues éstos acopian gran cantidad de información sobre: población, funcionamiento de los sectores productivo y de servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educación, entre otros.

Base de Datos.

Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se refieren a una materia concreta, organización o asunto. Permite al investigador una búsqueda exhaustiva y son de fácil actualización.
Actualmente son la mayor fuente de referencias de trabajos científicos (generalmente de revistas) y se han convertido en las fuentes de información secundarias por excelencia.